7 capcane ale RPA și cum să le evitați

 

 

Potrivit UiPath, 2014 a fost anul în care automatizarea robotică a proceselor (RPA) a început să devină un concurent important pentru externalizarea proceselor de afaceri. Doi ani mai târziu, aceasta era deja instituționalizată de către companiile de afaceri.

Cu puțin timp înainte, până în prezent, multe întreprinderi au învățat modalități eficiente de a identifica și de a evita capcanele automatizării robotice a proceselor, iar automatizarea a evoluat și a devenit o tehnologie de bază. În plus, RPA poate contribui semnificativ la minimizarea întreruperilor de activitate din cauza restricțiilor legate de COVID-19. 

Rămâne o întrebare din partea potențialilor clienți, fie că încep să își evalueze proiectul de automatizare robotică a proceselor, fie că încearcă să înceapă prin automatizarea primului lor proces: cum putem evita capcanele comune ale RPA? 

Pentru a implementa RPA “în mod inteligent” și pentru a profita la maximum de ea, trebuie să fiți conștienți de capcanele automatizării robotice a proceselor încă de la început.

Cu toții trebuie să recunoaștem și să luăm în serios failibilitatea eforturilor noastre și, în consecință, nu trebuie să ne permitem să ne complacem în așteptări suprarealiste. Adevărul simplu este că, uneori, proiectele eșuează, dintr-un număr foarte mare de motive. Potrivit IBM Systems Magazine, până la 25% dintre proiectele tehnologice eșuează de-a dreptul, în timp ce până la jumătate dintre ele necesită revizuiri ample până la momentul în care sunt gata de lansare.

Pentru a obține rezultate bune și o implementare reușită a RPA, este cu siguranță nevoie de previziune. Desigur, ar trebui să precizați mai întâi ce înseamnă “de succes”; dar, deocamdată, haideți să abordăm întrebarea cu privire la ceea ce ar putea merge prost în timpul implementării roboților dvs. software. Iată o listă de 7 aspecte care ar trebui luate în considerare și/sau evitate dacă doriți să vă feriți de capcanele automatizării robotice a proceselor.

  1. Nealegerea la început a proceselor potrivite pentru a le automatiza

Aceasta se referă la alegerea procesului care este cel mai potrivit pentru un început eficient al utilizării automatizării în afacerea dumneavoastră. În niciun caz nu trebuie să neglijați o evaluare amănunțită, exhaustivă și, bineînțeles, realistă a sarcinilor care pot fi transmise roboților. Nu doriți să începeți să automatizați lucrurile greșite, ceea ce ar duce la fluxuri de lucru dificil de gestionat.

Un sfat oferit de Cem Dilmegani, CEO la appliedAI, este că ar trebui să luați în considerare caracteristici precum, de exemplu, complexitatea procesului și impactul acestuia asupra afacerii. Pe scurt, ar trebui să efectuați o analiză cost – beneficiu a automatizării proceselor candidaților, pe baza a ceea ce considerați a fi obiectivele dvs. de top.

  1. Încercarea de a implementa automatizarea robotică a proceselor pe cont propriu

Probabil că știți acest lucru până acum, altfel nu ați fi citit acest articol: RPA oferă modalități extrem de tehnice de a efectua mai rapid și mai eficient sarcinile plictisitoare care le-ar provoca angajaților dvs. suferință, plictiseală și oboseală inutile. Tocmai din cauza nivelului ridicat de tehnicitate, nu este deloc recomandabil să încercați să realizați procesul de implementare pe cont propriu.

  1. Nu vă stabiliți obiective clare pentru strategia de automatizare

Aceasta este o regulă mai generală: este vital ca obiectivele dvs. de afaceri, precum și rolul pe care vă așteptați ca RPA să îl joace pentru a ajunge la ele, să fie foarte clare.

Pentru ce aveți nevoie de RPA?

În legătură cu aceasta, ce furnizor de software este susceptibil să facă cea mai bună treabă pentru ceea ce aveți nevoie?

În timp ce incertitudinile în aceste privințe vor fi probabil împovărătoare, răspunsurile certe la astfel de întrebări vor facilita o tranziție ușoară către delegarea sarcinilor plictisitoare și repetitive din afacerea dvs. către roboții software.

  1. Neavând o “vedere de ansamblu” asupra procesului de implementare

După cum probabil știți deja, implementarea RPA este o întreprindere complexă. De fapt, acest lucru nu este o surpriză pentru o activitate menită să aibă un efect atât de profund asupra afacerii dumneavoastră. Așadar, pentru a vă atinge obiectivele, trebuie să vă asigurați un control executiv adecvat.

Acest lucru necesită un grup sau o persoană care să supravegheze întregul proces de la vârf, ca să spunem așa. Unii numesc acest aspect esențial “supraveghere operațională”, alții – “guvernanța acumulării” sau pur și simplu “guvernanță”, în timp ce alții subliniază cât de important este să includeți în echipa responsabilă nu numai specialiști specifici domeniului, ci și pe cineva care să preia rolul executiv de “unitate centrală de proces”. Pe termen lung, acest lucru poate lua forma unui centru de excelență în domeniul automatizării proceselor robotice, care garantează o întreținere strategică a sistemului.

  1. Neasigurarea potențialului de scalabilitate al roboților dumneavoastră software

Scalabilitatea este o bijuterie ascunsă care este cu siguranță responsabilă pentru adoptarea pe scară mai largă a RPA. Ceea ce înseamnă că într-adevăr nu ar trebui să permiteți ca nimic să stea în calea roboților scalabili care pot asigura o utilizare consecventă și generalizată a RPA în departamentele individuale ale afacerii dumneavoastră.

  1. Să vă bazați exclusiv pe departamentul IT

Cu siguranță nu doriți să condiționați buna desfășurare a proceselor dvs. automatizate de departamentul IT. Desigur, este de la sine înțeles că asistența IT este necesară pentru automatizare, dar ideea este că nu trebuie să exagerați.

În concluzie, este vorba de ceva asemănător cu fraza “predați departamentului IT lucrurile care țin în mod intrinsec de IT (de exemplu, codurile de automatizare), iar altor departamente lucrurile de care se ocupă mai bine alte departamente”. 

  1. Nu vă testați în amănunt roboții software

Chiar dacă s-ar putea să nu vă placă sintagma “graba strică treaba” după ce ați auzit-o de un milion de ori, trebuie să recunoașteți că există un oarecare adevăr în ea. Și, din moment ce nu vreți să irosiți efortul, timpul, banii și speranța pe care le-ați investit în RPA, nu vreți nici să vă împiedicați de prag.

Trebuie să testați procesele în producție înainte de lansarea completă pentru a vă asigura că există un comportament similar între Dev și Producție. Acest lucru include asigurarea că aplicațiile sunt aceeași versiune, testarea aplicațiilor în condiții normale și de vârf de sarcină pe parcursul zilei, serverele și aplicațiile dintr-o fermă de servere se comportă toate în mod identic (atât în ceea ce privește funcționarea, cât și viteza), etc.

 

Anticiparea eșecurilor nu este menită să vă alarmeze, ci mai degrabă să vă motiveze să aveți o viziune realistă asupra a ceea ce s-ar putea întâmpla, astfel încât să puteți preveni piedicile.

Anticiparea și planificarea proactivă ar trebui să vă aducă cu un pas mai aproape de a trece glorios linia de sosire. Deși cuvântul “finish” nu se potrivește perfect aici, deoarece ceea ce urmăriți cu automatizarea robotică a proceselor este o dezvoltare durabilă pe termen lung a întreprinderii dumneavoastră. După cum spune UiPath, cu “o înțelegere cuprinzătoare a nevoilor de automatizare ale companiei dumneavoastră și a propunerii de valoare pe care o oferă RPA, puteți asigura o schemă de implementare RPA de succes, care să fie atât rentabilă, cât și oportună”.

O astfel de înțelegere extinsă vă poate conduce la utilizarea celor mai bune practici pentru implementarea automatizării robotice a proceselor. Selectarea înțeleaptă a proceselor, o înțelegere clară a resurselor umane necesare sau apelarea la un “sponsor RPA” sunt câteva dintre aceste practici.