Inovarea în sectorul public prin RPA

Automatizarea robotică a proceselor (Robotic Process Automation – RPA) există de câțiva ani, iar în lumea corporatistă este, de cele mai multe ori, soluția preferată, în special atunci când accentul strategic este pus pe îmbunătățirea productivității. Dar chiar și dincolo de câștigurile de eficiență, Robotic Process Automation a permis transformarea multor tipuri diferite de procese de afaceri, ceea ce a dus adesea la îmbunătățirea experienței clienților. Cu toate acestea, contrar a ceea ce mulți lideri și directori de afaceri au fost făcuți să creadă, RPA nu este panaceul pentru fiecare proces de afaceri cu performanțe slabe și nici nu este o soluție gata de utilizare pe care pur și simplu o despachetați și începeți să o folosiți. Fără o îndrumare și o guvernanță adecvate, întreprinderile au ratat și vor continua să rateze valorificarea întregului potențial al automatizării robotice a proceselor.

La fel ca în cazul multor tehnologii disruptive, și în cazul RPA, startup-urile și corporațiile sunt cele care fac pionierat în acest domeniu și contribuie la maturizarea tehnologiei printr-o abordare de tip “eșuează și învață”. În schimb, sectorul public pare să adopte, din diverse motive, o abordare mai conservatoare atunci când vine vorba de inovare. Cu toate acestea, mai mulți precursori par să sugereze că sectorul public este acum pregătit pentru momentul de vârf al RPA.

În diverse domenii de servicii din sectorul public, se pare că procesele interne și cele orientate către clienți au atins un anumit nivel de maturitate, ceea ce reprezintă una dintre condițiile prealabile pentru implementarea cu succes a RPA. Tehnologia RPA în sine, deși se îmbunătățește în continuare, a depășit, de asemenea, problemele de început, iar consultanții din acest domeniu au dobândit un volum semnificativ de cunoștințe în ceea ce privește factorii de succes și potențialele capcane ale automatizării proceselor robotice.

Lumea corporatistă și sectorul public pot avea scopuri diferite și pot utiliza modele de afaceri diferite; cu toate acestea, sunt surprinzător de asemănătoare atunci când vine vorba de procesele de afaceri și de tehnologie. Marea majoritate a proceselor de afaceri pot fi văzute ca o succesiune de mai multe activități discrete. Aceste activități pot fi clasificate în patru clase de activități diferite: Introducerea datelor, Prelucrarea datelor, Luarea deciziilor și Gestionarea datelor. Prelucrarea datelor și gestionarea datelor sunt activități care sunt deja realizate în mod predominant de sistemele informatice. În timp ce activitățile de introducere a datelor și de luare a deciziilor sunt realizate în principal de oameni. 

Automatizarea robotică a proceselor imită activitățile umane și, ca atare, îndeplinește sarcina nu numai mai repede, ci și la aceeași calitate ridicată și constantă. Cu toate acestea, adevăratul beneficiu al activităților automatizate și, probabil, mai puțin evident, nu este economia de timp în comparație cu un om care efectuează activitatea, ci permiterea unei procesări directe (STP). Din perspectiva unui proces de afaceri de la un capăt la altul, cea mai mare pierdere de timp nu este reprezentată de om sau de sistemul informatic, ci de fapt de perioadele în care procesul este inactiv.

Acest timp de inactivitate poate consuma cu ușurință până la 80% din durata totală a ciclului de proces. De obicei, interacțiunea sau strângerea de mână necesară între activitățile umane și activitățile sistemului este cea care provoacă întârzieri inutile în procesele de afaceri end-to-end.

Cele mai mari îmbunătățiri pe care le-am văzut sunt atunci când automatizarea robotică a proceselor nu este utilizată doar pentru a automatiza activitățile umane, ci și atunci când lucrează împreună cu sistemele de gestionare a fluxurilor de lucru pentru a crea procese de afaceri complet integrate, în care sistemele, roboții și oamenii lucrează fără fricțiune, mână în mână. În cele din urmă, atât în lumea corporatistă, cât și în sectorul public, clientul este cel care ar trebui să beneficieze de noile tehnologii, iar automatizarea robotică a proceselor are în mod clar potențialul de a oferi aceste experiențe îmbunătățite clienților.

Derularea unui program eficient de automatizare robotică a proceselor necesită mai mult decât dezvoltatori RPA. Există o serie de motive pentru care inițiativele RPA nu reușesc să ofere beneficiile așteptate: selectarea procesului greșit, neincluderea IT și a securității, subestimarea costurilor operaționale și de întreținere, lipsa guvernanței și gestionarea deficitară a schimbărilor sunt câteva dintre greșelile frecvente. Pentru a evita capcanele RPA, este foarte recomandat să solicitați sfaturi profesionale de la cei care au experimentat ambele părți ale poveștii.

În funcție de stadiul în care vă aflați în călătoria RPA, organizația dvs. va avea nevoi și obiective diferite. Modelul de maturitate RPA oferă un cadru dovedit pentru inițiativele dvs. RPA, indiferent de mărimea și progresul actual. În încercarea lor de a îmbunătăți productivitatea, unele organizații mari au folosit scurtături pe parcursul călătoriei lor RPA, dar au învățat pe calea cea mai grea că o capacitate RPA la scară largă și durabilă nu poate fi obținută fără a trece de o serie de etape importante.