Strategii pentru respectarea sancțiunilor

 

Respectarea sancțiunilor se referă la aderarea la normele și reglementările impuse de un guvern sau de un organism internațional pentru a restricționa interacțiunile economice și politice cu persoane, organizații și țări vizate. Aceste reglementări au ca scop atingerea unor obiective diverse, cum ar fi promovarea securității naționale, prevenirea răspândirii armelor de distrugere în masă și combaterea încălcării drepturilor omului, printre altele.

Sancțiunile străine dăunează întreprinderilor din orice sector și, după cum au demonstrat acțiunile întreprinse în prezent, întreprinderilor de toate dimensiunile. Prin urmare, sancțiunile se numără printre cele mai importante elemente de risc care trebuie examinate în orice cadru de conformitate. Cu posibilitatea unor amenzi financiare severe și a unui risc reputațional, nimeni nu dorește să fie descoperit că are legături comerciale cu o firmă sancționată. Pentru a asigura conformitatea cu sancțiunile, organizațiile trebuie să adopte strategii care să faciliteze due diligence, gestionarea riscurilor și monitorizarea continuă. Iată câteva dintre strategiile de top pentru respectarea sancțiunilor din întreaga lume:

Evaluarea riscurilor

Efectuarea unei evaluări a riscurilor este primul pas spre respectarea sancțiunilor. Organizațiile trebuie să își evalueze operațiunile de afaceri și să evalueze riscurile potențiale asociate cu activitățile lor, inclusiv clienții, furnizorii și partenerii lor. Acestea pot lua măsurile necesare pentru a atenua riscurile de încălcare a sancțiunilor prin identificarea zonelor cu risc ridicat. Pentru a obține o evaluare a riscurilor pentru organizația sau firma dumneavoastră, contactați avocații noștri din domeniul corporatist, care au ani de experiență în evaluarea riscurilor de sancțiuni și în urmărirea procesului extins de identificare, cuantificare și prioritizare a riscurilor.

Cunoașteți-vă clientul (KYC) și cunoașteți-vă furnizorul (KYS)

KYC și KYS sunt strategii de conformitate esențiale care implică verificarea identității clienților și furnizorilor și evaluarea adecvării acestora pentru tranzacțiile comerciale. În plus, organizațiile trebuie să se asigure că nu fac afaceri cu persoane sau entități care sunt sancționate sau supuse unor restricții.

Verificarea

Screening-ul este o componentă esențială a conformității cu sancțiunile, care implică verificarea clienților, furnizorilor și tranzacțiilor în raport cu diverse liste de sancțiuni. Aceste liste sunt menținute de agențiile guvernamentale, organismele internaționale și alte autorități de reglementare. Screeningul ajută organizațiile să identifice persoanele și entitățile sancționate și să le împiedice să se angajeze în tranzacții interzise.

Diligența sporită (EDD)

EDD este o formă avansată de due diligence care presupune efectuarea unei investigații mai detaliate a clienților sau tranzacțiilor cu risc ridicat. EDD poate include verificări suplimentare ale antecedentelor, vizite la fața locului sau audituri ale unor terțe părți pentru a evalua nivelul de risc asociat unei anumite relații de afaceri.

Formare și conștientizare

Organizațiile trebuie să ofere periodic programe de formare și de sensibilizare a angajaților lor pentru a se asigura că aceștia înțeleg importanța respectării sancțiunilor și rolul lor în punerea în aplicare a acestora. Aceasta include formarea privind identificarea tranzacțiilor suspecte și raportarea acestora către autoritățile competente.

Monitorizare

Monitorizarea continuă a tranzacțiilor și a relațiilor de afaceri este esențială pentru a asigura respectarea sancțiunilor. Organizațiile trebuie să implementeze sisteme de monitorizare eficiente pentru a identifica și preveni în timp real tranzacțiile interzise. Aceasta include monitorizarea modelelor de tranzacții, a comportamentului clienților și a altor indicatori de risc potențial.

Efectuarea de verificări prealabile de către terți

Organizațiile trebuie să efectueze, de asemenea, un control de diligență cu privire la furnizorii de servicii terți, cum ar fi agenții, distribuitorii și intermediarii. Aceste părți terțe se pot angaja în activități care pot duce la încălcări ale sancțiunilor, iar organizațiile trebuie să se asigure că nu facilitează, fără să știe, astfel de activități.

Punerea în aplicare a controalelor interne

Controalele interne sunt politici și proceduri concepute pentru a preveni, detecta și corecta încălcările sancțiunilor. Organizațiile trebuie să pună în aplicare controale interne solide, cum ar fi separarea sarcinilor, controalele de acces și măsurile privind confidențialitatea datelor, pentru a reduce riscul de încălcare a sancțiunilor.

Auditul și monitorizarea periodică

Auditul și monitorizarea regulată a programelor de conformitate sunt esențiale pentru a se asigura că acestea rămân eficiente și actualizate. Organizațiile trebuie să efectueze audituri periodice pentru a identifica lacunele din programele lor de conformitate și să ia măsuri corective pentru a le soluționa.

Asigurarea păstrării documentelor și a înregistrărilor

Păstrarea documentelor și păstrarea înregistrărilor sunt componente esențiale ale respectării sancțiunilor. Organizațiile trebuie să păstreze înregistrări exacte și complete ale tuturor tranzacțiilor și comunicărilor, inclusiv e-mailuri, contracte și situații financiare, pentru a demonstra respectarea sancțiunilor.

Angajarea de consultanți externi

Organizațiile pot angaja consultanți externi, cum ar fi consilieri juridici și experți în materie de conformitate, pentru a oferi îndrumare și sprijin în elaborarea și punerea în aplicare a programelor lor de respectare a sancțiunilor. Acești consultanți pot oferi cunoștințe și expertiză de specialitate pentru a ajuta organizațiile să navigheze prin reglementările complexe privind sancțiunile.

Înființarea unui ofițer responsabil cu respectarea sancțiunilor

Organizațiile trebuie să numească un responsabil cu respectarea sancțiunilor (sanctions compliance officer – SCO), care să supravegheze punerea în aplicare a programului de conformitate. SCO trebuie să aibă autoritatea și resursele necesare pentru a pune în aplicare programul, a raporta orice încălcări și a se asigura că organizația respectă toate reglementările aplicabile în materie de sancțiuni.

Punerea în aplicare a unei politici de denunțare a neregulilor

Organizațiile trebuie să încurajeze și să protejeze denunțătorii care raportează încălcări ale sancțiunilor. O politică de denunțare a neregulilor ar trebui să le ofere angajaților un canal sigur și confidențial pentru a raporta activitățile suspecte și să îi protejeze de represalii.

Stabilirea unei culturi a conformității

O cultură a conformității este esențială pentru a se asigura că toți angajații înțeleg importanța respectării sancțiunilor și se angajează să prevină încălcările. Organizațiile trebuie să instituie o cultură a conformității prin promovarea unui comportament etic, încurajarea transparenței și oferirea de stimulente pentru conformitate.

Implicarea cu asociațiile din industrie

Implicarea cu asociațiile din industrie este o strategie puternică pentru respectarea sancțiunilor. Asociațiile industriale sunt organizații profesionale care reprezintă interesele întreprinderilor care își desfășoară activitatea într-un anumit sector. Acestea oferă o platformă pentru crearea de rețele, educație și promovare și pot fi o resursă valoroasă pentru întreprinderile care doresc să fie la curent cu reglementările privind sancțiunile și cerințele de conformitate. Aceste asociații pot oferi informații despre riscurile specifice industriei, cele mai bune practici etc.

Elaborarea unui plan de gestionare a crizelor

Organizațiile trebuie să elaboreze un plan de gestionare a crizelor care să prezinte modul de reacție în timpul unei încălcări a sancțiunilor. Planul ar trebui să definească rolurile și responsabilitățile principalelor părți interesate, să ofere orientări privind comunicarea și să prezinte măsurile care trebuie luate pentru a atenua impactul încălcării.

Efectuarea de due diligence în cazul fuziunilor și achizițiilor

Trebuie să se efectueze un control prealabil în cazul fuziunilor și achizițiilor pentru a se asigura că societatea țintă nu face obiectul unor sancțiuni sau nu este implicată în activități care pot duce la încălcări ale sancțiunilor. Organizațiile trebuie, de asemenea, să se asigure că nu dobândesc, din greșeală, riscuri de sancțiuni în cadrul tranzacției.

Efectuarea de evaluări periodice ale riscurilor

Evaluările de risc trebuie efectuate în mod regulat pentru a identifica schimbările în profilul de risc al organizației și pentru a se asigura că programul de conformitate rămâne eficient. Evaluările trebuie să fie actualizate pentru a reflecta noile sancțiuni sau cerințe de reglementare, iar organizațiile trebuie să elaboreze strategii adecvate de atenuare a riscurilor.

Implementarea soluțiilor tehnologice

Tehnologia joacă un rol crucial pentru a permite organizațiilor să se conformeze reglementărilor privind sancțiunile. Organizațiile pot implementa diverse soluții tehnologice, cum ar fi software-ul de verificare a sancțiunilor, care automatizează procesele de conformitate și sporesc eficiența programelor de conformitate.

În cele din urmă, strategiile eficiente de respectare a sancțiunilor implică următoarele:

  • Efectuarea unei evaluări amănunțite a riscurilor.
  • Punerea în aplicare a unor procese solide de due diligence.
  • Depistarea persoanelor și entităților sancționate.
  • Oferirea de cursuri de formare și sensibilizare periodice angajaților.
  • Implementarea unor sisteme de monitorizare eficiente.
_____
Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Grants 2014-2021, in the frame of the „SME Growth Programme Romania”.
Finanțat cu sprijinul granturilor acordate de Islanda, Liechtenstein și Norvegia prin mecanismul financiar SEE 2014-2021, în cadrul „Programului Dezvoltarea IMM-urilor din România”.