Nasdaq, o bursă de valori americană, și-a început călătoria RPA în cadrul departamentului financiar al organizației în 2018.  Acest studiu de caz este bazat pe experiența lui Dan Reynolds, director senior în cadrul Biroului de consultanță în domeniul finanțelor corporative al firmei. Echipa lui Dan este responsabilă de gestionarea inițiativelor strategice ale Finanțelor legate de analiza datelor și de automatizare, inclusiv de inițiativa RPA a organizației.

După cum mărturisește Dan, începutul este adesea cea mai grea parte.

RPA a fost luată în considerare de ceva timp la Nasdaq, iar Dan știa că existau cazuri de utilizare puternică în cadrul organizației. “Am vrut să punem ceva în producție; am vrut să automatizăm un proces”, explică el, “pentru a vedea RPA în acțiune ca o dovadă de concept, pentru a demonstra valoarea și pentru a vedea dacă am considerat că este ceva ce am putea implementa în organizația financiară mai largă și în organizație în general.”

Din punct de vedere al execuției, stabilirea infrastructurii potrivite a fost cea mai dificilă parte a proiectului pilot al Nasdaq. “Am vrut să ne configurăm infrastructura într-un mod sustenabil și să ne asigurăm că robotul nostru poate ajunge la aplicațiile noastre țintă. Știam că vrem să ne folosim de un serviciu gestionat pentru a externaliza gestionarea la nivel de backend. Am făcut o analiză și am știut că nu doream să ridicăm noi înșine acea infrastructură. Dar, de asemenea, trebuia să ne asigurăm că putem instala roboții, că aceștia pot ajunge la aplicațiile noastre țintă și că putem face toate acestea în conformitate cu diversele noastre politici de securitate a informațiilor“, spune Dan despre provocarea care a trebuit să fie depășită.

Răspândirea mesajului și implicarea oamenilor

Dan și echipa sa au fost foarte mulțumiți de rezultatele celor două procese-pilot inițiale și au fost încântați de posibilitățile pe care le-ar putea avea în întreaga lor organizație. Mergând mai departe, echipa dorea să implice departamentele în identificarea proceselor de selectare a candidaților.

Înainte de a implica mai multe persoane, echipa lui Dan trebuia să formuleze un model solid de guvernanță pentru RPA. “Ceea ce a transformat pilotul nostru într-un program real a fost stabilirea unui cadru de guvernanță. Ne-am formalizat ciclul de viață al automatizării: care sunt documentele necesare pentru fiecare automatizare? Cum selectăm un proces, ce aprobări intră în selectarea unui proces? Ce aprobări au loc pe parcurs? Ce este necesar înainte de a pune ceva în producție? Toate acestea au fost stabilite astfel încât să ne asigurăm că executăm cu o metodologie coerentă pentru fiecare proces automatizat“, spune Dan.

Echipa de proiect a Nasdaq a identificat, de asemenea, 5 procese suplimentare care să fie trecute în pipeline și la care să lucreze în același timp cu diferitele departamente. Echipa a început să implice oameni din organizația controlorilor, datorită unei suprapuneri naturale a proceselor și sistemelor dintre aceste grupuri. “Dacă reușim ca un robot să se conecteze la o anumită aplicație țintă, ar trebui să ne permită să automatizăm mai rapid procesele suplimentare care utilizează același sistem“, motivează Dan.

Inițial, echipa lui Dan a avut reacții mixte din partea diferitelor departamente; unii erau foarte entuziasmați să pornească, dar alții erau sceptici. Aducerea de exemple din proiectul pilot a fost foarte utilă pentru a vinde conceptul diferitelor grupuri. Echipa lui Dan le arăta colegilor săi o înregistrare video a modului în care arăta procesul automatizat și apoi le arăta rezultatele.

RPA nu este un exercițiu de reducere a numărului de angajați la Nasdaq. Mai degrabă, este un instrument care le permite oamenilor să se concentreze pe sarcini care aduc mai multă valoare adăugată. Această abordare a RPA i-a ajutat pe oameni să privească RPA ca pe o oportunitate, mai degrabă decât ca pe o amenințare. La Nasdaq Finance, RPA le permite oamenilor să facă mai puțină procesare de date și mai multă analiză de date. Când oamenii se prezintă dimineața la serviciu, datele de care au nevoie sunt gata și pot începe imediat să adauge valoare prin analiza lor.

Echipa lui Dan măsoară beneficiile proceselor automatizate ale Nasdaq prin patru parametri:

Orele economisite: atunci când o sarcină a fost efectuată anterior manual, dar acum este realizată de un robot.
Ore evitate: atunci când o sarcină era efectuată mai rar decât ar permite o situație ideală, de obicei din cauza lipsei de resurse disponibile. Acum, roboții o fac atât de des cât este necesar. Aici echipa măsoară valoarea adăugată, dar păstrează măsurarea separată de orele economisite.
Economii în dolari.
Beneficii calitative: factori cum ar fi reducerea riscurilor, conformitatea, moralul angajaților etc.

Extinderea și viziunea de viitor

Dan și echipa sa formulează un model sustenabil pentru întreținerea RPA pe măsură ce încep să extindă programul RPA al Nasdaq. “În momentul de față, ne aflăm într-o stare în care dezvoltatorii noștri pot monitoriza procesele noastre și le pot repara pe parcurs. Avem suficiente resurse în comparație cu numărul de procese în producție, astfel încât să nu fie încă o provocare. Totuși, știm că nu este sustenabil și că trebuie să fie o funcție dedicată, deoarece nu vreau să extindem programul nostru dincolo de ceea ce putem menține în mod rezonabil“, spune Dan. “În cazul în care aspirăm să ne dezvoltăm programul, trebuie să ne asigurăm că există o funcție de întreținere solidă pentru a ne asigura că avem un timp de funcționare maxim, ceea ce va duce, în cele din urmă, la succes. Vedeți acest lucru și în criteriile noastre de extindere. Am convenit că nu ne putem extinde decât dacă sunt îndeplinite aceste criterii – unul dintre ele fiind acela că întreținerea poate susține procesele existente în producție.”

Dan vede multe alte oportunități de automatizare în afara domeniului financiar și în întreaga organizație. El crede că dezvoltarea programului atât în cadrul Finanțelor, cât și în afara lor, ar putea avea loc simultan. În afară de abordarea întreținerii RPA cu un model mai sustenabil, Dan așteaptă cu nerăbdare să încorporeze o automatizare mai inteligentă în program.